第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《宁夏回族自治区石油业商会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部(室)依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“宁夏回族自治区石油业商会字”和“宁夏回族自治区石油业商会秘字”。 宁夏回族自治区石油业商会字”适用于以本会名义发出的文件，包括行文、对会员单位发出的正式文件，该文号需加盖本会印章。“宁夏回族自治区石油业商会秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部(室)具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对”的原则。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以“宁夏回族自治区石油业商会字”发出的各类文件需经本会会长签发，以“宁夏回族自治区石油业商会秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《宁夏回族自治区石油业商会行文呈批表》。
第八条 各级单位的来文函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《宁夏回族自治区石油业商会文件传阅处理表》，报秘书长或会长阅批。
第十条 每年本会或秘书处行文或收文应当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记管理制度。
第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十三条“宁夏回族自治区石油业商会”、“ 宁夏回族自治区石油业商会秘书处”印章使用的审批权限由本会会长联席会审议核定。
第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
第十七条 本制度经会长联席会议审议通过后生效，由会长联席会解释。
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